Jezik sajta : English / Russian / Româna / Bulgarian / Srpski |

Upravljanje dokumentima


Tradicionalni vid upravljanja dokumentima sastojao se od zavođenja, indeksiranja i odlaganja papirne dokumentacije u arhivu. U vremenu obimnog protoka informacija i najrazličitijih tipova dokumenata, primorani smo da ih sortiramo i struktuiramo trošeći dragoceno vreme i resurse.

Usled velike ekspanzije interneta i sve veće upotrebe novih komunikacionih tehnologija, mnoge organizacije se odlučuju za prelazak sa papirnog na elektronski vid upravljanja dokumentima. Jedan od uslova uspešnosti današnjih organizacija je mogućnost brzog pristupa, skladištenja, arhiviranja i korišćenja pravih informacija u jedinstvenom poslovnom sistemu.

 

Elektronsko upravljanje dokumentima

 

Pomoću aplikativnih softverskih rešenja mogućnost unosa dokumenata različitih formata je neograničen i jednostavan, bilo da se radi o skeniranom (ulaznom) ili dokumentu u izvorno elektronskom obliku (izlaznom). Jednom uneta i obrađena dokumenta mogu biti odložena u arhivu u papirnom obliku, jer je njihova dostupnost zagarantovana u svakom trenutku putem DMS softvera. Uvođenjem ovakvih sistema zauvek stajemo na put mukotrpnim pretragama registara, polica i naslaganih fascikli po stolovima.

Kompletna dokumentacija se čuva u jedinstvenom skladištuu elektronskom obliku, čije pretraživanje se može vršiti jednostavno, brzo i bezbedno. Pristup dokumentima se određuje na osnovu njihove klasifikacije i dodele prava korišćenja korisnicima ili korisničkim grupama, čime se eliminiše mogućnost neautorizovanih pristupa ili kopiranja poverljivih dokumenata.

Prednost korišćenja elektronskog načina upravljanja dokumentima je tačno definisan protok dokumenta od trenutka unosa u sistem, njegovog obrađivanja od strane korisnika, mogućnosti elektronskog potpisa do njegovog arhiviranja. Elektronski trag toka određenog dokumenta u organizaciji dovodi do smanjenja ljudskih grešaka, koje su jedne od najčešćih u savremenom poslovanju.

Na današnjem tržištu, protok informacija igra glavnu ulogu, zbog čega se poslovni svet sve više oslanja na računarsku pismenost i upotrebu tehnologije za sticanje prednosti nad konkurencijom. Baš zbog ekonomske krize automatizacija poslovnih procesa i uvođenje DMS-a predstavljaju imeprativ koji omogućava znatne uštede u poslovanju.